Pemecahan Masalah

PROBLEM SOLVING DECISION MAKING

    I.1. Pokok pokok pekerjaan seorang Manager :

- Memecahkan persoalan.

- Mengambil keputusan

- Melaksanakan (merencanakan) keputusan

Info >>>>>> proses >>>>>>>  output

Info          :  mengenai masalah / persoalannya yaitu termasuk
segala sesuatu yang berkaitan dengan persoalan tersebut 
termasuk background dsb.

Proses      : diproses oleh otak Manager manjadi hasil / output 
yaitu ditentukan :

-          Apa sebab – sebab persoalannya.

-          Dipilih alternatifnya yang terbaik

-          Di putuskan

-          Dibuat rencana pelaksanaanya terhadap perusahaan.

    I.2. Untuk memproses suatu persoalan dengan sendirinya diperlukan 
informasi. Lengkap atau tidaknya informasi, dapat di percaya atau
 tidaknya informasi akan berpengaruh terhadap mutu dari outputnya. 
Atau bisa juga dikatakan bahwa kualitas aoutput tergantung pada kualitas input.


Bagaimana cara Manager memecahkan persoalan ?
Lazimnya mereka akan menjawab dengan rangkaian jawaban sbb : 
1.      Tentukan apa persoalannya 
2.      Kumpulkan fakta-fakta yang tersedia 
3.      Pertimbangkan 
4.      Mengambil keputusan.

Namun dalam praktek hal ini tidak terlalu mudah untuk 
di laksanakan karena mereka tidak mempunyai pegangan untuk 
sampai pada suatu kesamaan pendapat yang tepat. 
Pemecahan persoalan mempunyai suatu proses yang berurutan
dan logis : 
1.      Dimulai dengan mengenal apa persoalannya, lalu dilanjutkan dengan 
2.      Analisa untuk menemukan sebabnya dan diakhiri dengan’ 
3.      Pengambilan keputusan.

  

     Konsepnya adalah :

      Persoalan itu adalah merupakan suatu penyimpangan atau ketidak 

      seimbangan antara apa yang seharusnya terjadi dan apa yang telah 

      terjadi. Hal ini terjadi karena adanya suatu perubahan tertentu. 

      Dengan diketahuinya asal dan apa perubahan itu, maka barulah 

      dapat diambil suatu keputusan yang tepat untuk memecahkan 

      persoalan tersebut.

 

Mau tidak mau sebagai seorang Manager yang baik dia harus dapat 
memilih persoalan mana yang harus dipecahkan terlebih dahulu. 
Kadang – kadang persoalan – persoalan tadi demikian komplex 
dan rumitnya, sehingga dia harus menganalisanya dan membagi
-baginya menjadi beberapa masalah tunggal.
 Terhadap masalah-masalah tunggal ini dilihat dan dianalisa bagaimana
 situasinya karena setiap situasi akan memerlukan cara pemcahan yang 
tersendiri. Bilamana keadaan normal yang tiba-tiba berubah karena 
ada deviasi maka disini perlu diadakan Analisa persoalan, tetapi 
bila deviasi atau penyimpangan tadi bertambah gawat maka diperlukan 
suatu tindakan darurat dan untuk ini diperlukan suatu analisa keputusan.
 Dari berbagai macam masalah-masalah tunggal yang kita hasilkan 
dari menganalisa persoalan-persoalan yang muncul bersama-sama, 
komplex dan rumit tadi perlu diadakan rating mana yang harus 
diselesaikan atau dipecahkan lebih dahulu. Untuk ini perlu suatu ukuran 
dalam menentukan prioritasnya yaitu :

1.      Bagaimana tingkat kegawatannya ?

-         Yaitu ukuran seberapa besar kerugian yang diderita oleh 

       organisasi / perusahaan sebagai akibat dari masalah / persoalan tadi.

-         Ukuran ini sedapat mungkin bersifat quantitative atau 

       dapat dinyatakan dalam bentuk angka ; misalnya berapa rupiah 

       berapa satuan dsb.

2.     Bagaimana mendesaknya ?

      Ukuran yang di pakai dalam hal ini adalah waktu. Untuk ini 

      persoalan dianggap mendesak bilamana pemecahannya tidak 

      bisa di tunda.makin sedikit kemungkinan waktu menunda makin 

      mendesak persoalan tersebut.

3.      Bagaimana perkembangannya ?

       Ukurannya adalah akibat dari persoalan tersebut yaitu apakah 

       akibatnya makin besar atau makin kecil.

      Ketiga – tiganya ukuran ini didalam menentukan prioritas pemecahan 

      di hitung nilainya dengan memberikan nilai tinggi sedang dan rendah 

     (T.S. & R) dan dalam menilai perkembangan bisa juga diberi nilai 0 

     kalau tidak menunjukan perkembangan.

II.       Dalam menganalisa suatu persoalan diperlukan suatu :

-    Cara pengolahan informasi dan

-    Cara pengambilan langkah-langkah yang teratur

Untuk dapat menerapkan cara-cara analisa yang logis maka seorang 

manager harus dapat menentukan apakah itu merupakan :

-    Analisa persoalan atau

-    Analisa keputusan

 

       Ada 2 konsep utama bagi analisa persoalan.

1.      Persoalan adalah penyimpangan dari keadaan normal atau 

       dari ukuran/hasil yang sudah ditetapkan / diharapkan.

2.      Setiap perubahan pasti akan menimbulkan persoalan

       Berdasarkan konsep ini seorang manager harus tahu :

1.      Apa yang harus dilakukan

2.      Bilamana ia harus melakukannya

3.      Informasi mana yang harus di pergunakan dan 

       bagaimana cara menggunakannya.

III.    Konsep dasar analisa persoalan.

1.      Persoalan timbul karena adanya penyimpangan dari yang 

      dikehendaki (standart) untuk ini perlu di tentukan :

a.       Apa yang seharusnya terjadi (standartnya)

b.      Apa yang telah terjadi

      Dengan membandingkan kedua hal diatas bias diketahui 

      penyimpangan-penyimpangannya. Kalau persoalannya 

      banyak bias ditentukan persoalan mana yang perlu dipecahkan 

      lebih dahulu; untuk ini masalahnya menjadi masalah menentukan prioritas.

2.   Membandingkan antara fakta dan bukan fakta.

      Fakta adalah persoalan yang dihadapi.

      Karena fakta-fakta itu banyak dan hanya ada satu fakta yang 

      merupakan satu persoalan maka perlu dibedakan antara fakta

     (persoalan) dan bukan  fakta.

3.   Membedakan antara fakta dan bukan fakta.

      Untuk membedakan antara fakta dan bukan fakta harus diketahui 

      apa yang merupakan ciri khas fakta yang tidak terdapat pada bukan fakta.

4.   Perubahan yang terjadi.

      Perubahan ini terjadi bila telah ada penyimpangan dari standar ----
hasil yang diharapkan. Perubahan-perubahan ini bias didapat dari 

a.       Informasi – informasi yang tersedia, hanya pada daerah perbedaan.

b.      Perubahan diluar daerah perbedaan tidak perlu diperhatikan 

       karena ini hanya terjadi pada bukan fakta saja.

      Perubahan dengan demikian munculnya adalah pada saat mulanya 

      deviasi. Ini jelas berbeda dengan perbedaan (yang bersifat statis)

      dimana munculnya atau adanya adalah sejak belum ada deviasi,

      karena keadaannya memang sudah demikian pada saat adanya deviasi.

5.   Mencari sebab-sebab yang mungkin,

      Dilihat pada perubahan

            Perubahan dalam perbedaan ------ sebab

            Perubahan + perbedaan ------------ sebab

      Perubahan-perubahan dikembangkan menjadi ‘ sebab-sebab 

      yang mungkin’. Beberapa sebab-sebab yang mungkin satu-satu

      diuji dan di coba untuk menggugurkannya. Pengujian dilakukan 

      dengan cara memeriksa apakah

-          Sebab tersebut cocok dengan semua fakta dan

-          Tidak cocok dengan bukan fakta

      Sebab – sebab yang gugur dari pengujian haruslah di tinggalkan.

      Dalam tahap pengujian ini kita tidak boleh mempertahankan seba-sebab

      yang diuji dengan cara apapun misalnya.

-        Mengajukan argument untuk membela teori tersebut 

      menyusun kasus mengenai teori tersbut merasa yakin 

      bahwa mereka telah memperoleh penjelasan yang lengkap.

-        Menentang penjelasan lain mengenai persoalan tersebut.

-        Bangga dengan menciptakan teori tersebut.

-        Berjuang melindungi teori dari pihak-pihak yang 

      mengecam dan mengancam teori tersebut.

Ada kemungkinan semua sebab akan gugur setelah diadakan pengujian 

karena tidak cocok dengan fakta dan bukan fakta. Hal ini bias terjadi 

disebabkan oleh 2 kemungkinan :

1.    Adanya informasi-informasi yang ada perlu diperiksa lagi.

2.    Informasi yang kurang

Untuk itu perlu dikumpulkan informasi-informasi baru 

sebagai tambahan.

Bila mana sudah dapat sebab-sebab yang paling mungkin, maka 

perlu sekali lagi sebab ini di test dengan cara :

-          Test di lapangan

-          Test dengan eksperimen di laboratorium

-          Langsung mengambil tindakan untuk menghilangkan 

       sebab, dan kemudian dievaluasi apa benar deviasi bisa

       berhenti ----- biasanya terjadi atas masalah manusia 

       ( people problem ).

 

                         ANALISA KEPUTUSAN

Manager dalam pekerjaan sehari-hari bertugas untuk mengambil
keputusan pengambilan keputusan ini bisa disebabkan karena
adanya persoalan dan dapat juga karena perlunya peningkatan
standarisasi pekerjaan dengan adanya penambahan resources
atau bisa juga di sebabkan oleh pencapaian tujuan-tujuan
yang baru.
Putusan mengenai persoalan ini bisa di sebabkan oleh persoalan-
persoalan yang lalu, yang sekarang maupun yang akan datang.
Dengan sendirinya bila persoalan-persoalan ini sudah di ketahui
sebab-sebabnya maka akhirnya manager harus mengambil
suatu keputusan. Pengambilan keputusan oleh manager ini selalu
melewati pemilihan dari beberapa alternatif-alternatif yang ada.
Seringkali dalam memilih ini terjadi kesukaran-kesukaran karena
hasil dari pilihan tadi harus yang paling baik hasilnya dan paling
rendah biasanya risiko rugi yang kecil pula.
untuk ini perlu sekali pendekatan secara systimatis dalam
mengambil keputusan.
Ada 3 tindakan dan pengambil keputusan yaitu :
- tindakan sementara
- tindakan penyesuaian
- tindakan pembetulan
Tindakan-tindakan ini akan mempengaruhi manager dalam
mengambil keputusan.

PENDEKATAN SYSTEMATIS 

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

fase pengambilan keputusan :

1. Menentukan besarnya sumber yang diharapkan untuk dapat

memperoleh hasil.

2. Menetapkan sasaran atau tujuan yang mutlak atau yang 

berupa keinginan-keinginan.

3. Mengelompokan sasaran/tugas menurut kepentingannya
4. Menyusun/mencari/mengembangkan alternatif-alternatif
5. Menilai alternatif berdasarkan sasaran-sasaran / tujuan
yang diinginkan untuk mengadakan pilihan.
6. Memilih alternatif yang terbaik sebagai suatu keputusan
sementara.
7. Memperhitungkan konsekwensi-konsekwensi yang
yang mungkin merugikan berdasarkan kemungkinnya
serta kegawatannya.
8. Mengawasi akibat dari keputusan terakhir.